Daftar Isi
1. Tujuan SistemKenapa katalog vendor harus distandardisasi
2. Setup WordPressInstall plugin dan pasang satu shortcode
3. Struktur HalamanHeader, tombol, tabel, popup, footer
4. Alur Kurasi VendorNew sampai Approved / Blacklist
5. Klasifikasi MICE SekolahKategori vendor dan level risiko
6. Panduan Entry DataField wajib untuk operator minim pengalaman
7. Scoring & DokumenStandar penilaian dan checklist vendor
8. Contoh Event PerpisahanVendor wajib dan kontrol budget
9. Aturan KontrolDP, delete, blacklist, child safety
10. SOP Harian OperatorRutinitas kerja yang paling aman
Tujuan Sistem
Yaspen Vendor Catalog OS dibuat supaya sekolah tidak lagi memilih vendor hanya karena kenalan, harga murah, atau keputusan mendadak. Sistem ini memaksa tim mengumpulkan data dasar, melihat risiko, membandingkan vendor, dan menyimpan histori pemakaian.
1Database terpusatSemua vendor kegiatan sekolah masuk dalam satu tabel: kontak, kategori, harga, area layanan, status, dan catatan.
2Kurasi bertahapVendor tidak langsung dipakai. Status harus bergerak dari New ke Under Review, Shortlist, Approved, Rejected, atau Blacklist.
3Kontrol risiko siswaVendor sekolah harus dinilai dari safety, dokumen, komunikasi, dan keamanan siswa; bukan harga saja.
Catatan keras: Kalau tim hanya mengisi nama vendor dan nomor WA, sistem ini turun kelas menjadi buku telepon. Nilainya muncul saat status, dokumen, risk level, dan catatan evaluasi benar-benar diisi.
Setup WordPress
Plugin versi ini mendukung satu halaman terbuka. Gunakan satu shortcode utama saja:
[yaspen_vendor_os]| Langkah | Aksi | Hasil yang Diharapkan |
|---|---|---|
| 1 | Masuk WordPress Admin - Plugins - Add New - Upload Plugin. | File plugin ZIP terunggah. |
| 2 | Activate plugin Yaspen Vendor Catalog OS Standard. | Menu Vendor OS muncul di admin. |
| 3 | Buat halaman baru, misalnya Katalog Vendor Sekolah. | Halaman kerja operator tersedia. |
| 4 | Masukkan shortcode [yaspen_vendor_os]. | Satu halaman berisi header, tabel, tombol tambah, popup, dan footer. |
| 5 | Publish atau proteksi halaman sesuai kebutuhan internal. | Tim bisa mulai input vendor. |
Penting untuk halaman terbuka: Karena input, edit, dan delete aktif di front-end, jangan sebar URL ke publik. Minimal gunakan halaman password, akses internal, staging, atau pembatasan lain. Membiarkan halaman terbuka penuh berarti siapa pun yang punya URL berpotensi mengubah data.
Struktur Halaman Satu Shortcode
Urutan blok halaman sudah dibuat sesuai workflow kerja operator: lihat konteks, tambah data, cek tabel, buka detail, lalu tutup dengan footer identitas sekolah.
SMP Yaspen Tugu Ibu - Vendor Catalog OS
Tabel Data Vendor
Klik nama vendor untuk membuka popup detail.
+ Tambahkan VendorKlik nama vendor untuk membuka popup detail.
Vendor
Kategori
Status
Risk
Aksi
Catering Contoh Depok
F&B
Shortlist
High
Edit · Delete
Venue Aula Contoh
Venue
Under Review
Critical
Edit · Delete
| Blok | Fungsi | Catatan Operator |
|---|---|---|
| Header + Menu | Identitas sistem dan navigasi cepat. | Gunakan menu untuk pindah antar bagian di halaman yang sama. |
| Tombol Tambahkan Vendor | Membuka popup form input. | Letaknya di kanan atas tabel agar operator langsung bekerja dari tabel. |
| Tabel Vendor | Daftar semua vendor yang sudah masuk. | Kolom pertama bisa diklik untuk detail. |
| Popup Detail | Menampilkan informasi lengkap vendor. | Dipakai untuk cek cepat sebelum edit atau follow-up. |
| Edit/Modify & Delete | Memperbarui atau menghapus vendor. | Delete hanya untuk salah input/duplikat; vendor bermasalah sebaiknya Blacklist. |
| Footer | Identitas sekolah dan developer. | Menegaskan halaman ini adalah alat resmi operasional. |
Alur Kurasi Vendor dari Nol
1. LonglistKumpulkan vendor dari rekomendasi, Google, Instagram, relasi sekolah, event sebelumnya, dan vendor pembanding.
2. Entry BasicMasukkan data minimal: nama, kategori, PIC, WA, area, layanan, estimasi harga, kapasitas, status awal.
3. Review RisikoTentukan risk level berdasarkan jenis layanan, dampak ke siswa, nominal transaksi, dan potensi gagal acara.
4. Dokumen & ScoringCek quotation, profil, rekening, legal, klausul keamanan anak, dan nilai skor operasional.
5. ApprovalVendor masuk Shortlist atau Approved hanya setelah data cukup dan PIC internal setuju.
Status Vendor
| Status | Arti | Kapan Dipakai |
|---|---|---|
| New | Vendor baru masuk. | Data masih sangat awal, belum layak dipakai. |
| Under Review | Sedang dicek. | Sudah ada kontak dan scope, tapi dokumen/skor belum cukup. |
| Shortlisted | Kandidat kuat. | Bisa dibandingkan dengan vendor lain untuk event tertentu. |
| Approved | Layak dipakai. | Data, dokumen, risiko, dan keputusan internal sudah cukup. |
| Rejected | Tidak dipilih. | Harga tidak cocok, kapasitas kurang, data tidak cukup, atau tidak responsif. |
| Blacklisted | Dilarang dipakai. | Ada masalah serius: tidak aman, menipu, melanggar komitmen, atau merugikan sekolah. |
Klasifikasi Vendor MICE versi Sekolah
Kategori mengikuti logika industri event dan MICE, tapi disederhanakan agar operator sekolah tidak bingung. Fokusnya bukan istilah keren, melainkan kemampuan sekolah membaca risiko.
| Kategori | Contoh Vendor | Risiko Default | Yang Harus Dicek |
|---|---|---|---|
| Venue / Gedung | Aula, hotel, ballroom, gedung serbaguna | Critical | Kapasitas, parkir, toilet, akses evakuasi, izin, keamanan. |
| Food & Beverage | Catering, snack box, konsumsi guru/siswa | High | Halal, kebersihan, food safety, ketepatan waktu, porsi. |
| Audio Visual | Sound, lighting, LED, multimedia | High | Daya listrik, teknisi standby, backup mic, jadwal loading. |
| Stage Production | Panggung, rigging, backdrop besar | Critical | Struktur aman, instalasi, kabel, beban, area siswa. |
| Event Organizer | EO acara perpisahan, graduation organizer | High | Rundown, PIC lapangan, pengalaman sekolah, kontrak kerja. |
| Dokumentasi | Foto, video, live streaming | Medium | Hak penggunaan foto siswa, hasil akhir, timeline delivery. |
| MC / Performer | MC, band, tari, guest performer | Medium | Materi sesuai nilai sekolah, jam tampil, komunikasi. |
| Transportasi | Bus, elf, travel | Critical | Kelayakan kendaraan, driver, asuransi, rute, emergency. |
| Security / Crowd | Keamanan, parkir, crowd control | High | Jumlah personel, titik jaga, SOP kerumunan. |
| Medical / P3K | Tim medis, ambulans, P3K | Critical | Petugas, obat dasar, rujukan, emergency contact. |
| Printing / Souvenir | Undangan, buku acara, medali, merchandise | Low | Deadline, revisi desain, spesifikasi bahan. |
| Permit / Compliance | Perizinan, legal event, izin keramaian | High | Dokumen, wilayah kewenangan, timeline pengurusan. |
Panduan Entry Data Vendor
Operator minim pengalaman tidak perlu menilai semua hal di awal. Target pertama adalah data dasar lengkap dan bisa dihubungi. Setelah itu baru masuk review dan scoring.
Field Minimal yang Wajib Diisi
Nama vendor
Kategori vendor
Nama PIC
Nomor WA aktif
Area layanan
Scope layanan singkat
Estimasi harga / range harga
Kapasitas layanan
Status legal awal
Status dokumen awal
Risk level awal
Next action
Standar Penulisan Data
| Field | Format yang Disarankan | Contoh |
|---|---|---|
| Nama vendor | Nama brand resmi atau nama usaha yang dikenal. | Depok Heritage Catering |
| WA/telepon | Gunakan format mudah dihubungi, jangan campur catatan panjang. | 0812-xxxx-xxxx |
| Area layanan | Kota/kecamatan utama + catatan jangkauan. | Depok, Jakarta Selatan, Bogor kota |
| Scope layanan | Ringkas, spesifik, tidak promosi berlebihan. | Catering prasmanan 300-800 pax, snack box, nasi box |
| Estimasi harga | Range awal atau harga paket. | Rp45.000 - Rp75.000/pax |
| Next action | Aksi berikutnya yang konkret. | Minta quotation tertulis untuk 500 pax |
Aturan praktis: Data vendor boleh belum sempurna, tapi jangan kosong total. Minimal harus bisa menjawab: vendor ini siapa, jasanya apa, siapa PIC-nya, bisa dihubungi lewat mana, dan risiko awalnya apa.
Scoring & Checklist Dokumen
Scoring membantu sekolah tidak hanya terpancing harga murah. Skor bukan pengganti keputusan pimpinan, tetapi alat bantu untuk melihat vendor mana yang lebih aman dan siap dipakai.
| Aspek Skor | Apa yang Dinilai | Contoh Bukti |
|---|---|---|
| Kualitas | Mutu hasil kerja dan kesesuaian output. | Portfolio, testimoni, contoh hasil event. |
| Safety | Kemampuan menjaga keamanan peserta dan area acara. | SOP teknis, teknisi standby, layout aman. |
| Legal / Compliance | Kelengkapan identitas, kontrak, izin, dan dokumen transaksi. | Quotation, NPWP, rekening, SPK/MoU. |
| Harga | Kesesuaian harga dengan budget dan kualitas. | Quotation pembanding, detail paket. |
| Reliability | Ketepatan waktu dan kemampuan memenuhi janji. | Riwayat event, referensi sekolah lain. |
| Kapasitas | Kemampuan menangani jumlah peserta dan kompleksitas event. | Jumlah crew, alat, armada, kapasitas produksi. |
| Komunikasi | Responsif, jelas, tidak membingungkan. | WA/email tertulis, PIC tetap. |
| Child Safety | Perlindungan siswa, data, foto, akses area, dan interaksi vendor. | Klausul keamanan siswa dan data/foto siswa. |
Checklist Dokumen Wajib
Profil vendor
Quotation tertulis
Identitas PIC
Nomor rekening penerima
NPWP / data usaha bila ada
MoU / SPK / kontrak
Invoice / kuitansi
Klausul keamanan siswa
Klausul data dan foto siswa
Emergency contact
Halal / food safety untuk catering
Izin / asuransi bila relevan
Jangan bayar DP terlalu cepat. Vendor high risk dan critical risk minimal harus punya quotation tertulis, PIC jelas, rekening valid, scope kerja jelas, dan persetujuan internal sebelum DP.
Contoh Struktur Vendor Event Perpisahan
Untuk kegiatan perpisahan, vendor utama harus dipetakan dari awal karena kesalahan kecil bisa berdampak ke orang tua, siswa, reputasi sekolah, dan budget.
| Vendor | Prioritas | Risiko | Kontrol Wajib |
|---|---|---|---|
| Venue / Gedung | Sangat tinggi | Critical | Kapasitas, akses, parkir, toilet, listrik, loading vendor, evakuasi. |
| Catering / Konsumsi | Sangat tinggi | High | Jumlah pax, food safety, halal, jam distribusi, menu alergi/sensitif. |
| Sound / Lighting / Multimedia | Tinggi | High | Backup mic, teknisi standby, rundown, cek suara sebelum acara. |
| Dokumentasi | Tinggi | Medium | Hak foto/video siswa, timeline editing, output final. |
| Dekorasi / Backdrop | Sedang | Medium | Desain disetujui, ukuran, jadwal pasang-bongkar. |
| MC / Performer | Sedang | Medium | Script, nilai sekolah, durasi tampil, koordinasi rundown. |
| Security / Parkir | Tinggi | High | Jumlah personel, titik jaga, alur masuk/keluar, parkir orang tua. |
| Medis / P3K | Tinggi | Critical | Petugas, kontak darurat, obat dasar, alur rujukan. |
Kontrol Budget Perpisahan
Budget ceilingBatas atas biaya acara. Tidak boleh dilampaui tanpa approval.
Budget allocationAlokasi per kategori vendor agar biaya tidak bocor di tengah jalan.
Vendor comparisonUntuk item besar, bandingkan minimal 2-3 vendor.
Overbudget alertKalau total kandidat melebihi ceiling, potong scope atau cari alternatif sebelum DP.
Aturan Kontrol yang Tidak Boleh Dilanggar
- Vendor critical risk tidak boleh dipilih hanya karena murah. Venue, transportasi, medis, panggung, dan keamanan bisa berdampak langsung ke keselamatan siswa.
- DP tanpa dokumen adalah celah masalah. Minimal ada quotation, PIC jelas, rekening valid, scope kerja, dan persetujuan internal.
- Delete bukan untuk menutup jejak. Delete hanya untuk salah input atau duplikat. Vendor bermasalah harus diberi status Blacklisted dengan catatan.
- Foto dan data siswa harus dijaga. Dokumentasi, registrasi digital, dan vendor publikasi harus diberi batasan pemakaian foto/data siswa.
- Semua keputusan besar harus tertulis. Pilihan vendor, alasan, harga, dan approval jangan hanya lewat obrolan lisan.
Kesalahan paling mahal: Sekolah sering menganggap vendor event sebagai urusan teknis kecil. Padahal satu vendor gagal bisa merusak acara, membuat orang tua komplain, atau menimbulkan risiko keselamatan. Perlakukan vendor sebagai bagian dari manajemen risiko sekolah.
SOP Harian Operator
| Waktu / Situasi | Aksi Operator | Output |
|---|---|---|
| Saat menemukan vendor baru | Input data basic melalui tombol + Tambahkan Vendor. | Vendor masuk status New. |
| Setelah vendor merespons | Lengkapi PIC, WA, scope, harga, kapasitas, area layanan, dan next action. | Vendor bisa masuk Under Review. |
| Saat event mulai dirancang | Cari vendor berdasarkan kategori dan risk level. | Longlist dan shortlist kandidat. |
| Sebelum meminta approval | Cek dokumen, bandingkan harga, isi catatan alasan pemilihan. | Rekomendasi vendor lebih objektif. |
| Setelah acara selesai | Update catatan performa: tepat waktu, kualitas, masalah, komplain, rekomendasi ulang. | Histori vendor tersimpan. |
| Jika vendor bermasalah | Jangan hapus. Ubah status ke Rejected atau Blacklisted dan tulis alasan. | Tim berikutnya tidak mengulang kesalahan yang sama. |
Checklist Sebelum Vendor Dipakai
Data vendor sudah lengkap minimal 80%
Risk level sudah ditentukan
Quotation tertulis sudah ada
PIC vendor jelas dan responsif
Scope kerja tertulis
Budget sesuai ceiling
Approval internal sudah jelas
Catatan child safety sudah dicek